社会福祉法人滝上ハピニス 障害者支援施設滝上リハビリセンター 障害を持った方の入所サービス、 ショートステイサービスをご支援致します。
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社会福祉法人滝上ハピニス 障害者支援施設滝上リハビリセンター
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施設写真 電子施設の取り組み

電子施設の取り組み

滝上リハビリセンター電子施設の取り組み

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■電子施設の取組み 紙媒体から電子媒体へ

○経 緯

【サービス部門における電子化の黎明】

他施設と同様、当施設も会計・給与・栄養管理という事務部門の電子化を推進してきましたが、平成10年、現業部門における電子化の取組みに着手しました。
ペン型バーコードリーダーを用い、バーコード入力によりサービス業務を管理するというシステムを導入いたしました。
このシステムは集計管理を中心とした利用者管理業務に優れ数値管理には機能を十分発揮したものの、現場の意図とする機能とはかい離がみられ、 全面的な活用までには至らず取り組み半ばで中断することになりました。

うまくいかなかった原因はシステム機能の問題もさることながら、何よりも、職員の気は熟しておらず、トップダウンによる導入のため 職員の士気も上がらずフォロー体制も低かったため、職員にとっては、やらされ感が強かったこと等があげられます。
費用対効果を含めて、当施設にとっては苦い経験になりました。

【ホームページの開設】

平成12年、当施設は職員の手作りによるホームページを開設しました。
以後、担当となった職員は、独学でICTスキルの研鑽を積む一方、シムテムベンダー、ハードウェアベンダー、ソフトウェアベンダー主催による各種の ICT講習の受講を重ねてスキルアップを図っていきました。
この後、ホームぺージの開設を契機に当施設の現場業務の電子化が再び胎動しはじめます。

平成22年10月、ホームページの見直しを目的とした業務改善チームであるCDG「HP改編隊」が編成されました。
このチームは「CDGM」という手法を用い、コンテンツを主に検討する中でホームページの見直しを実施しました。
こうして、平成23年10月1日、ホームページ製作会社へ業務委託することなく、自前でホームページの大幅なリニューアルを行うことができ、現在に至っています。
また、平成26年12月にスマホ向けサイトの構築とFacebookページを開設いたしました。

【サービス部門における電子化の再始動】

平成13年から、利用者サービス部門の電子化による施設全般における業務の効率化・省力化、職種・部署間の情報の共有化を図るため、施設内LANを構築し、 施設内のネットワークによる業務のデーターベース化の取組みが始まりました。
また、ペーパレス化という紙媒体から電子媒体へという流れを志向する中で、開発ベンダーと協働して業務管理システム「しばざくら」という当施設独自の ソフトを製作しています。

電子施設推進事業提出図

平成15年1月、支援費制度の激変緩和対策としてだされた「支援費制度円滑移行特別対策加算(施設機能改善事業)」において、 『電子施設推進事業』を掲げ国に申請しました。
この際、申請文書を経由した行政担当者から、「行政ができないのに、(施設の電子化は)福祉施設にできるわけがない。」と言われました。

この後も、幾多の試行錯誤や紆余曲折を経ながら、実際に取組みが軌道に乗っていくのは平成18年になりました。

※画像をクリックするとpdfファイルが開きます。(lan-2003 pdf 521KB)

【職員意識の高まり】

業務管理システム「しばざくら」は、発案から運用までに5年の歳月を費やしました。 稼働させる仕組みは構築されたものの、サービス部門にはパソコンに精通した若い職員がいる一方、パソコンに不慣れな職員も数多く、 システムの運用を躊躇せざるおえない日々が続いていました。

平成18年、そのような中、若手職員のパソコン運用に対する熱意や気運が高まり、パソコン活用に否定的・消極的な職員に対する積極的なフォロー (「できない職員をおきざりにしない」ことを公言する)を約束し、パソコン勉強会の開催、また、パソコンの苦手な職員には無理強いしないよう紙文書をスキャン することにより、紙文書と電子文書を併用することで、ゆるやかに業務の電子化を進めていきました。

パソコンに精通した若手職員はもとより、当初、パソコンに不慣れで否定的・消極的とみられていた職員も積極的にパソコン操作を学ぶ姿勢が みられたことは大きな成果でした。 その要因として、長年にわたる電子施設の取組みを職員達が見聞きしてきたことや、ペーパレス化を図るため年次有給休暇の申請を電子化したことも モチベーションを高めた一因と思われます。

【現在の状況】

LAN構築状況図

現在、業務管理システム「しばざくら」は、改良・改善を図りながら、各種日誌・ケース記録・会議録・復命書などの各種報告様式・年次有給休暇等の 各種届出様式等はすべてパソコンによる入力となりました。

また、職員は各自が電子の印鑑(電子印)を所有し各様式に押印するとともに、決済担当者は電子文書に電子印を押印し決済処理を行っています。
想定したシステムはフル稼動しており、「施設の電子化」という当初の目的は達成されました。

※画像をクリックするとpdfファイルが開きます。(lan-2016 pdf 1,406KB)

○取り組み1

【情報の共有化】

LAN構築状況図

朝夕の引継ぎ、連絡ノート、口頭伝言等のアナログツールによる情報伝達による共有化を図る一方、電子媒体による情報伝達にも力をいれてきました。 職員間の情報共有は、日常業務上の連絡については、パソコンの共有フォルダ「連絡」を閲覧することにより情報共有を図り、過去の記録文書等は Webベース文書管理ソフトで閲覧できるようにしています。

共有フォルダ「連絡」にアップされた情報は、一方通行の情報発信にならないように、閲覧確認のため、電子印を押印する場合もあります。

※画像をクリックするとpdfファイルが開きます。(lan-diagram pdf 122KB)

○取り組み2

【入力から電子文書の保管管理まで】

業務管理システム「しばざくら」で各種日誌、会議録、休暇願届などを作成し、紙のイメージのまま電子文書印刷します。

この電子文書に各担当者は、それぞれ与えられている電子印を押印します。
押印が終わった文書は決裁を受けなければいけないので、決済用共有フォルダ「書類収納箱」に収納します。

決裁担当の施設長、各課長、各係長、各主任は「書類収納箱」に収納された文書を確認し、電子印を押印します。
電子決済なので、自分の机の上に決裁書類が回ってくるのを待つことなく、好きな時間に電子印を押印することが出来ます。 電子決済済みの文書はWebベース文書管理ソフトにアップロードされ保管管理されます。

○今後の電子施設の方向性

【これからの展開】

マルチデバイス、マルチプラットホームに対応した環境整備。
〜新たな基幹業務管理システム「新しばざくら」の開発提案。
〜モバイル端末からデータへのアクセスとその利用方法の確立。

クラウドの利用
〜モバイル端末を利用した外出先でのクラウド利用方法の確立。
〜事業継続計画(BCP)としてICTサービス継続のためのクラウド利用。

効率的な業務推進のために。
〜手順書、分散ファイル等の集約とデータベース構築。

WEB対応コミュニティエリアの活用。
〜一つのテーマについてのディスカッション、プロジェクト達成、チームごとの課題解決、業務の振り返りツールとして。

【これからの方向性】

今後は、活用しきれていない機能やシステム、新たな電子化のテーマに取り組むことにより、更に業務の効率化や職種間の連携を密接化させ ICTの運用精度を高めていくことが必要と考えております。

特に、直接サービス部門においては、福祉機器の導入と合わせて、記録・事務処理等間接業務のデスクワークにおける電子化を推進することで、 労働集約的な利用者サービスの最前線においては、出来うる限り愚直に、泥臭く、丁寧なサービスを心がけていくことが必要と思っています。
2016.03.01

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